Vantaan kaupungin tilakeskus kilpailutti vuonna 2015 tietojärjestelmän tavoitteenaan kehittää aidosti kiinteistöhallinnan prosesseja. Optimaze-ohjelmistoon perustuva kattava järjestelmäkokonaisuus on nyt otettu käyttöön tavoiteaikataulussa ja sen ensimmäiset hyödyt ovat mitattavissa.

Järjestelmän perustana toimii Rapal Oy:n toimittama Optimaze-ohjelmisto. Vantaan tarpeisiin sitä on laajennettu Granlund Oy:n kiinteistön huollon ja ylläpidon Granlund Manager -ohjelmistolla sekä Gravicon Oy:n rakennushankkeiden hallinnan ja Scudo Solutions Oy:n projektinhallinnan palveluilla.

Rapalin ja kumppaneiden välinen yhteistyö muodostaa tehokkaan kokonaisratkaisun kiinteistötietojohtamisen tarpeisiin, joka tunnetaan kansainvälisesti nimellä IWMS (Integrated Workplace Management System).

IWMS kokoaa järjestelmät yhteen ja tehostaa toimintaa

Kilpailutuksen tavoitteena oli saada tilakeskuksen käyttöön ohjelmisto, joka olisi muutakin kuin pelkkä tietovarasto. Ohjelmiston piti sisältää erilaisia toiminnanohjaukseen liittyviä elementtejä, jotka kehittäisivät kiinteistöhallinnan prosesseja.  

Vantaa halusi eroon turhista tietojärjestelmistä, työvaiheista ja odotusajoista. Sen sijaan kaupunki halusi hyödyntää uutta teknologiaa päivittäisessä toiminnassaan ja kommunikaatiossaan käyttäjien kanssa. 

Rapalin vanhempi asiantuntija Pekka Talaskivi kertaa ratkaisun syntyä: ”Järjestelmälle kilpailutusvaiheessa esitetyt vaatimukset olivat niin haastavat, että jo neuvottelumenettelyn alkaessa oli selvää, että kokonaistoimitukseen kykenevät tahot ovat Suomessa harvassa. Ratkaisuna tähän kokosimme toimitusprojektiin alihankkijoidemme kanssa yhteenliittymän, jonka kaikki osapuolet edustivat kukin alan ehdotonta huippua. Onneksemme tilaajan vaatimat toiminnallisuudet oli jaettavissa yhteenliittymän kesken järkevästi eikä päällekkäisyyksiä ollut. Kun vielä varmistimme määrittelyvaiheessa prosessien ja ohjelmistorajapintojen yhteensopivuuden, kokonaisuudesta muovautui integroitu kiinteistöhallintajärjestelmä eli IWMS. Itse asiassa siitä tuli niin hyvä, että päätimme tuotteistaa sen muillekin asiakkaille nimellä IWMS360°.” 

Vantaan kaupunki hallinnoi kiinteistöportfoliotaan nyt yhden kirjautumisen kautta. Optimaze-nimeä kantava kokonaisuus kattaa mm. seuraavat osa-alueet:

  • kiinteistöjen tilahallinta
  • vuokraustoiminta
  • kiinteistön hoito ja ylläpito
  • rakennuttaminen ja investointisuunnittelu
  • hankejohtaminen ja hankkeiden kustannushallinta
  • energiatehokkuuden seuranta
  • toimitilapalvelutuotannon hallinta
  • tilankäytön mittaukset
  • elinkaaripalvelut

Ensimmäiset hyödyt ovat todennettavissa ja rahallisesti mitattavissa

Vantaan kaupungin tilakeskusjohtaja Pekka Wallenius ja toimitilapäällikkö Pasi Salo ovat tyytyväisiä käyttöönottoprojektiin ja sen aikana syntyneisiin tuloksiin.

"Vanhoista järjestelmistä luopuminen on tapahtunut vaiheittain ja viimeistään nyt niistä on aika luopua kokonaan. Optimazeen on koottu yhteen tiedot, joka aiemmin on esitetty pirstaleisesti muun muassa Excel-taulukoissa, sähköposteissa ja kaupungin omilla palvelimilla", Wallenius kertoo.

Salo kokee, että Optimaze on huomattavasti heidän aiemmin käyttämäänsä järjestelmää helppokäyttöisempi ja intuitiivisempi. Parannuksia on tapahtunut myös vuokrausprosessissa sekä yleisissä kustannuksissa.

"Asuntojemme ja toimitilojemme vuokrausprosessi on tehostunut. Sen myötä olemme saaneet aikaan useamman henkilötyövuoden säästön", Salo summaa.

Lisätiedot aiheesta